成功的會展活動源于成功的會展策劃，成功的策劃源于對社會資源的有效整合，有效的資源整合必須使用有效方法，成功的策劃源于一位合格的會展策劃師。會展策劃是對相關社會資源整合的過程，是一個系統工程。因此，用系統的觀念去認識資源，用系統的方法去分析整合資源，用系統的功能去實現資源的優化是會展成功策劃的創造性思維原理之一。

　　根據會展活動的普遍特征，其整個系統由名稱、內容、時間、地點、組織機構等五大要素構成。這五大要素互相聯系，形成會展活動的功能主體，對社會產生作用。會展活動具有增加地方市場消費、協助提高城市知名度、協助當地產業知識提高、協助拓展商機、連帶保存文化資產、增加就業機會等六大功能。為了不同程度地實現這些功能，會展組織和策劃者將會展活動相關的各類資源整合成完整的系統，并對系統內相關元素關系進行協調，以實現系統功能的優化，從而達到會展活動成功舉辦的目的。

五 W 系統分析法，是 WBSA 商務策劃知識體系中的 OK 原理與會展實務操作經驗相結合而產生的會展策劃的思維方法。所謂五 W 指： 1 、 WHAT (做什么)?即做什么樣的會展項目。它包括項目名稱、主題、內容、形式等; 2 、 WHY (為何做)?即選擇項目的背景理由是什么。其答案是基于對項目關聯的宏觀和微觀資源環境的分析、整理和判斷; 3 、 WHO (誰來參與)?即項目實施的組織機構和參與對象如何。它包括支持、主辦、承辦、執行承辦、協辦、贊助、參展、參會等單位的選擇; 4 、 WHERE (何地做)?即項目在什么地方舉辦。它包括舉辦地所處的政治、經濟、地理、文化、行政、人力等資源狀況的分析和判斷; 5 、 WHEN (何時做)?即項目實施的具體時間如何。通常包括項目的規劃、籌備、執行時間及周期的安排。會展組織者和策劃者采用五 W 系統分析法，可以對會展活動相關資源進行簡單地、明確地、系統地分析和整理，從而對會展活動的構成要素進行科學地定位。